L’ufficio è vivo!

Milano, 18 Maggio 2020

L’attuale emergenza sanitaria ha accelerato riflessioni profonde e concrete sull’evoluzione dei luoghi di lavoro. Coima Image si è impegnata durante questo lockdown, non solo a garantire l’operatività, ma a intavolare dibattiti con esperti e consulenti del settore.  Abbiamo rivolto il nostro sguardo al prossimo futuro, indagando contesti culturali, modelli comportamentali e le possibilità materiali di un mondo post-pandemico.

Alcuni teorici nel recente passato si erano sbilanciati sancendo la “morte” dell’ufficio. In realtà la particolare situazione in cui ci siamo trovati sta definendo nuovi paradigmi: l’ufficio è vivo e al centro del dibattito!
Questa emergenza sanitaria cambierà il nostro modo di vivere e disegnare l’office space, soprattutto con la consapevolezza che gli accorgimenti che prendiamo ora non sono misure temporanee ma rimarranno anche in futuro perché il cambiamento, mosso da una spinta adattiva, è continuo: una volta intrapreso un cammino difficilmente verrà ripercorsa la stessa strada a ritroso.              

Eventi eccezionali di questa portata sono acceleratori inevitabili di processi già in atto; le aziende che già consentivano il lavoro da remoto tenderanno ad aumentare i giorni di lavoro a casa. Al contrario, chi non aveva mai pensato all’home working, comincerà ad attivarlo in maniera sistematica.

Abbiamo scoperto che la connessione sociale nell’essere umano è molto forte; creatività e collaborazione aumentano con la vicinanza fisica e sono il motore per tutti i business. L’isolamento distanzia e disorienta le persone; ritrovarsi in un luogo fisico rafforza i rapporti umani e aumenta il senso di comunità e i valori che essa rappresenta.

L’ufficio diventerà un luogo dove vivere esperienze, sempre più attrattivo per talenti e nuove generazioni; sarà un incubatore di nuovi saperi, aperto agli interni ma anche agli esterni. Recarsi in ufficio diventerà una scelta anche legata ad un particolare incontro o evento, non più una mera consuetudine. L'ufficio fisico si sposterà dal luogo di lavoro al luogo di incontro.   

I tavoli di progettazione saranno sempre più affollati: architetti e professionisti esperti in sostenibilità ambientale e progettazione impiantistica collaboreranno con altri esperti come gli psicologi del lavoro e gli interiorscaper. Anche la platea della committenza si allargherà: allo stesso tavolo siederanno sin dalla genesi del progetto i dipartimenti di Facility Management, HR, IT e Health & Safety, definendo gli standard di salute, benessere ed implementazione tecnologica. L’ufficio assomiglierà ad un vero e proprio ecosistema, una struttura ordinata che tende ad una situazione d’equilibrio.

Negli ultimi anni abbiamo constatato un aumento di persone all’interno dei luoghi di lavoro. Alcuni parametri saranno adesso rivisti: meno densità, meno superfici dedicate alle scrivanie, più spazi dedicati alla collaborazione e alla socializzazione. Le aree speciali, quali cafè, ristoranti e luoghi di aggregazione in genere saranno riconsiderati secondo parametri di distanza fisica e riduzione dell’affollamento. La non contemporaneità delle risorse all’interno degli uffici porterà ad un utilizzo più frequente di riunioni virtuali con l’inevitabile aumento del consumo di energie psichiche e mentali dei singoli. Crescerà l’esigenza di avere spazi privati per poche persone, protetti acusticamente, per la concentrazione e per il relax. Gli spazi continueranno ad essere in condivisione ma ci sarà un aumento di procedure per la sanificazione e diremo addio alla condivisione di mouse e tastiere.

I rapidi cambiamenti dei mercati e dei modelli economici, e di conseguenza delle strutture delle organizzazioni, ci impongono di pensare all’ufficio e ai luoghi di lavoro come ad un organismo adattabile per accogliere prontamente le nuove esigenze. I progetti integrati di Core & Shell, così come il Fit Out, si dovranno basare su concetti di modularità dei sistemi e flessibilità degli arredi. La ripetitività dei piani tipo, salvo esigenze specifiche di dipartimento, converge nella capacità di adattamento e accoglie al meglio i cambiamenti ricorrenti delle organizzazioni aziendali.

Un ruolo strategico lo avranno la tecnologia e la digitalizzazione. La tecnologia ci assisterà nella prenotazione degli spazi da remoto e traccerà le presenze limitandone gli affollamenti. Le applicazioni sul proprio smartphone diventeranno numerose ed estremamente funzionali e ci aiuteranno a semplificare e rispettare i protocolli di utilizzo. Telecamere e sensori wireless saranno alla base della digitalizzazione; raccoglieranno sistematicamente informazioni dell’edificio e del suo utilizzo per processarli e riassumerli in report specifici a disposizione degli utilizzatori e dello staff di Facility Management che sarà in grado di programmare in maniera puntuale gli interventi di manutenzione e pulizia. 

Assicurare un cambiamento morbido dal vecchio al nuovo modo di lavorare è legato ad un affascinante piano di Change Management e di comunicazione. Definiamo con i nostri clienti le azioni da intraprendere e li aiutiamo ad interpretare al meglio il cambiamento e a coglierne i vantaggi. Il management e la leadership dovranno adottare una mentalità flessibile basata sulla fiducia ed essere disposti a soddisfare le mutevoli esigenze dei propri dipendenti attraverso l'innovazione.

 La dottoressa Estella Ricco, psicologa esperta delle organizzazioni e della comunicazione, ha individuato i pro e i contro di un modo di lavoro innovativo, quale l’home working.
Molte ricerche riportano infatti come tra gli aspetti positivi si possano considerare un aumento di produttività, di autonomia e motivazione dei singoli, così come un miglior rapporto tra vita privata e lavoro. Al contempo non dobbiamo però trascurare le criticità inevitabilmente collegate: come la gestione dei nuovi modelli organizzativi e lavorativi (formazione del personale), percezione di diluizione dello spazio-tempo e infine un abbattimento dei confini tra vita privata e professionale.

L’esperienza ci racconta che l’organizzazione degli spazi di lavoro è la sfida di oggi e di domani non solo da un punto di vista progettuale ma anche sociale e culturale.                                                                         
Anche le aziende devono accettare questa sfida e mettersi nell’ottica di sviluppare una “distruzione creatrice”[1]: azzerare le certezze per dare vita al nuovo.


Gianmarco Bocchiola
Partner
gianmarco.bocchiola@coimaimage.it

Crediti fotografici: Maurizio Montagna


[1] Joseph Schumpeter, Capitalismo, socialismo e democrazia.